Bygglov
Viktiga händelser
År 2016 var ett händelserikt år för stadsbyggnadsförvaltningen på många sätt. Dels var det första året som ny förvaltning efter att uppdelningen av stadsbyggnadsförvaltningen och tekniska kontoret skedde från det som tidigare var samhällsbyggnadsförvaltningen. Dessutom har den goda konjunkturen i byggbranschen lett till att antalet ärenden och projekt i både planerings- och genomförandefas är historiskt högt på förvaltningen. I samband med att den nya organisationen kom till så bildades också flera nya enheter på förvaltningen.
I slutet av oktober öppnade förvaltningen också ett satellitkontor på Högbergsgatan 91, mitt på Södermalm i centrala Stockholm. Syftet med lokalen är att effektivisera förvaltningens arbete ytterligare eftersom många möten och samarbeten sker inne i Stockholm. Det är också ett sätt att underlätta vardagen för medarbetarna och öka attraktiviteten vid rekrytering. Det nya kontoret har varit mycket uppskattat av medarbetarna redan från start och bokningsgraden har varit hög.
Bygglovenheten har arbetat för ökad digitalisering, bland annat genom att införa ett e-arkiv som kommer att kunna användas med start 2017. Man har kommit ett steg närmare att digitalt beslutsstämpla bygglovärenden som inkommer via e-tjänsten mittbygge.se.
Bevakning av ärenden och obligatoriska ventilationskontroller har under det gångna året fått ökad uppmärksamhet, uppgifter som tidigare släpat efter. Detta har blivit möjligt då bygglovskoordinatorerna, som tillhör förvaltningens stab, på olika sätt arbetat med att effektivisera sin verksamhet.
Verksamhet
För att förbättra servicen till medborgarna valde byggnadsnämnden att under 2016 fokusera på områdena information och effektivitet. Arbetet med information har bland annat resulterat i en utveckling av webbplatsen så att merparten av informationsmaterialet om bygglov finns samlat där.
Effektivitet valdes för att detta område skattas som det viktigaste hos de som söker bygglov.
Då verksamheten redan 2016 hade näst kortast handläggningstid inom bygglovalliansen har detta varit en stor utmaning. Enheten har under 2016 behållit handläggningstider långt under målet på sex veckor, trots att både antalet bygglovsansökningar och beslut har ökat de senaste åren.
Handläggningstiderna har dock blivit längre än under 2015, vilket kan förklaras bland annat genom den ökade ärendemängden i kombination med flera vakanser på bygglovsenheten. Det beror också på att bygglovskoordinatorernas effektivisering skapat mer underlag att hantera för bygglovhandläggarna. För att kunna behålla en hög kvalitet och en rimlig arbetssituation för medarbetarna har det under hösten varit prioriterat att rekrytera fler medarbetare.
I enlighet med målet om effektivitet är det glädjande att se att andelen elektroniska ansökningar har fortsatt att öka och ligger över nämndmålet.
Mål och resultat
Slutresultatet för verksamheten blev drygt 800 tkr högre än budgeterat. Det beror främst på ökade intäkter i form av bygglovavgifter med flera stora bygglov. En annan orsak är att personalkostnaderna minskade med 700 tkr, eftersom enheten haft minst en vakant tjänst under hela året.
Framtiden – nya mål och prioriteringar
För att kunna behålla de korta handläggningstiderna och den goda servicen och samtidigt fatta rättssäkra beslut kommer det vara nödvändigt att prioritera arbetsmiljön för att både på kort och lång sikt kunna behålla och rekrytera personal. Fokus ligger på ökad kundnöjdhet och lyhördhet för vad som i kommande rapporter pekas ut som verksamhetens svagheter. Den årliga undersökningen av kundnöjdhet ska följas upp vid två tillfällen under 2017 och utvärderas i närtid.
Årets satsningar ska göras inom områdena för effektivitet, kompetensutveckling och utveckling av stödfunktioner så att handläggarna kan fokusera på svåra bedömningar i ärenden.