Gemensam verksamhet

Viktiga händelser

Under 2016 har arbetet med att tillämpa beslutstödssystemet Bestyr gått snabbt framåt. En förvaltnings­organisation har fastställts och processteamet har hittat arbets­former. Det har satsats på resurser för förvaltning, stöd och utveckling inför 2017. Arbetet med att vidareutveckla styrprocessen till att omfatta även verksamhetsstyrning och uppföljning har påbörjats.

 Kommunfullmäktige har antagit ett nytt program för medborgardialog. Programmet ska öka medborgarnas insyn och inflytande i kommunens verksamhet och beslut. Syftet är att dialogerna blir en mer naturlig del i kommunens arbete. Under året har en e-tjänst, Tyresöinitiativet, som ökar medborgarnas möjlighet att påverka tagits fram.

 Under året infördes ett strategiskt IT-råd med uppdrag att samordna den digitala utvecklingen inom kommunen.

 En förstudie för att utveckla webbplatsen tyreso.se samt intranätet har genomförts och under 2017 kommer webbplatserna att byggas om.

 Arbetet med att upphandla e-arkiv till kommunen har inletts. E-arkiv kommer att möjliggöra en effektivare ärende- och dokumenthantering och är en förutsättning för ökad digitali­sering i kommunen.

 Planering för att införa och driftsätta ett e-handelssystem (e-inköp) har pågått under hela året och involverat samtliga verksamheter i kommunen. Systemet driftsätts i början av januari 2017 och övergår i förvaltning under första kvartalet 2017.

 Den bosättningslag som infördes den 1 mars 2016 har ställt stora krav på kommunerna att ordna boenden till nyanlända. Under året har ett omfattande arbete pågått för att hitta nya boendelösningar för såväl nyanlända som för personer med särskilda sociala behov. Modulhus har köpts in för att möta behoven kortsiktigt och ska tillfälligt placeras i olika kommundelar.

 Samordnad varudistribution har implementerats i sin helhet i kommunen och numera går majoriteten av alla frekventa leveranser, såsom livsmedel och kontorsmaterial, i samordningen. Införandet har fungerat väl i Tyresö.

Verksamhet

Under 2016 har kommunen tillsammans med polisen arbetat fram medborgarlöften. Det är en del av polisens nya styrmodell. Målet med medborgarlöften är att öka tryggheten, förebygga brott samt öka medborgarnas och lokalsamhällets delaktighet i det brottsförebyggande och trygghetsskapande arbetet. En e-tjänst har publicerats på tyreso.se där medborgare kunnat lämna synpunkter på trygghet och brottslighet i Tyresö. Resultatet och analyser har legat till grund för medborgarlöftet och revidering av existerande samverkans­överenskommelser.

 En handlingsplan mot våldsbejakande extremism har tagits fram.

 Ett annat initiativ, Handslag för ett vackrare Tyresö, syftar till att samla olika aktörer i samhället för att intensi­fiera arbetet mot klotter, nedskräpning med mera.

 Under 2016 har HR-avdelningen arbetat med att förbättra rekryterings-, rehabiliterings- och arbetsmiljö­processerna. Det har gjorts i ett nära samarbete med berörda verksamheter. Utvärderingsföretaget PwC har under hösten 2016 granskat kommunens rehabiliteringsprocess och funnit att den är godkänd.

 Inom konsult- och servicekontoret har efterfrågan på upphandlingsstöd ökat i takt med kommunens expansion med många nybyggnads- och ombyggnadsprojekt.

Mål och resultat

Ett mål för gemensam verksamhet är att kommunikation och information ska bidra till en positiv bild av Tyresö. I SCB:s attitydundersökning 2016 fick Tyresö ett betyg väl över snittet både som region och för verksamheterna. 79 procent av de svarande skulle rekommendera vänner och bekanta att flytta till Tyresö. I samma undersökning får information ett betyg väl över snittet. Nära 7 250 följde vid årsskiftet kommunens Facebooksida – en ökning med drygt 850 i år. Verksamheterna kan visa upp sig på Instagram genom en ”stafett” och antalet som följer på Instagram har ökat starkt och är vid årsskiftet nära 1 500 – en ökning från 450 vid årsskiftet.

 Ett annat mål gällde att förbättra nåbarheten. Nya arbetsmetoder har införts där alla inkomna ärenden till servicecenter dokumenteras i Artvise och ärenden som inte kan besvaras direkt delegeras till rätt kompetens som ger svar till medborgaren.

 Enligt rapporten Öppna jämförelser framgår att energiförbrukningen i kommunens lokaler har minskat kraftigt sedan 2009, en minskning med över 20 procent de senaste fem åren. Under 2016 kan dock en uppgång konstateras av energiförbrukningen i kommunens lokaler. Prognosen visar uppgång på 6–7 procent i förskolor och cirka 2–3 procent för grundskolor.

Framtiden – nya mål och prioriteringar

Följande områden behöver prioriteras:

  • Utveckling av beslutstödssystemet med en ny funktion som kallas Samlad rapportering. Det ger möjlig­het att skapa heltäckande rapporter för verksamhets­berät­telser och rapporter till politiken.
  • Vägledning till och kompetens­ökning av kommunens chefer när det gäller uppföljning och analys­arbete. Kvalitetsarbetet behöver breddas från planering och samman­ställningar av resultat, till koll på resultat, analys och ständiga förbättringar.
  • Arbetet med att höja kvaliteten på registratur och tjänsteskrivelser och höja nivån på kunskaper kring offentlighet och sekretess behöver fortsätta och utvecklas.
  • E-arkiv ska upphandlas. Detta är ett långsiktigt arbete och kommer att utgöra en viktig del i kommunkansliets utvecklingsarbete under flera år framöver.
  • E-inköp ska breddas så att merparten av kommunens leverantörer ansluts till inköpssystemet. Detta för att få ut full potential av systemet och att öka inköpsstyrning och medvetenhet.
  • Den strategiska IT-utvecklingen ska prioriteras. Efterfrågan på IT-stöd kommer att öka i takt med att förvaltningarna i sina verksamhets­utvecklingar kommer att sätta en digital lösning först. IT-avdelningen måste kompetensförstärka och utvecklas för att åstadkomma detta stöd.
  • Måltidsverksamheten som övergår i central styrning behöver säkerställa kvalitetsstyrning, höja personalens kompetens och integrera mat och måltid i ordinarie verksamhet.
  • Det beslutade webbprojektet har målet att bättre integrera e-tjänster med informationen på webbplatsen tyreso.se.
  • Inför 2018 behövs ett genom­gripande arbete med interninforma­tionen, både som arbetsverktyg och för att bygga en gemensam kultur. Intranätet ska personaliseras ytterligare så att det blir lättare att hitta relevant information och för att underlätta erfarenhetsutbyte.
  • Arbetet med att kommunicera vårt arbetsgivarvarumärke behöver också fortsätta, externt för att rekrytera, internt för att skapa vi-känsla och behålla medarbetare.

 

Läs mer i verksamhetsberättelsen för gemensam verksamhet här.