Förvaltningsberättelse

Kommunstyrelsens uppsikt

Kommunstyrelsen ansvarar för att hålla uppsikt över kommunens samlade verksamhet. Där ingår nämnder, kommunala bolag och förbund. Styrdokument som budget, delårsrapport, intern kontroll och ekonomistyrningsprinciper utgör viktiga delar i kommunstyrelsens arbete med uppsikten. Som en del av uppsiktsplikten kallas nämnderna, bolagen och förbunden till kommun­styrelsen minst en gång om året, ibland oftare om det anses befogat.

Särskilda uppföljningar

En översyn av kapitalläckage genomfördes för att kontrollera att korrekt moms återsöks. Det resulterade i att ytterligare 300 tkr kunde återsökas för perioden 2014–2016.

För att minska kostnaderna för kopiering och utskrift analyserades utskriftsmiljön och stora möjlig­heter att minska kostnaderna identifierades. För att kunna minska dem krävs en ny upphandling.

Tillsammans med sju andra kommuner genomförde Sjöbo ett benchmarkingprogram. Syftet är att få en jämförelse mellan kommunernas administrativa processer och att skapa en grund för förbättringar. De processer som inkluderades i programmet var de om leverantörs- och kundfakturor, redovisning, bokslut och rapportering samt löner. Både förändringsbehov och mycket väl utvecklade processer identifierades.

Beslutade åtgärder

I samband med att årets första utfallsprognos behandlades av kommunstyrelsen, beslutades att styrelsen nogsamt skulle följa den ekonomiska utvecklingen i nämnderna och eventuellt återkomma med förslag på hantering av underskotten – om dessa kvarstod – i samband med delårsrapport 1. Kommunstyrelsen och familjenämnden angav negativa prognoser i samband med den första uppföljningen.

Kommunstyrelsens arbetsutskott fick i uppdrag att diskutera den ekonomiska situationen i individ- och familjeomsorgen med familjenämndens myndighetsutskott. Vid överläggningarna enades parterna om att en översyn och analys av verksamheten skulle göras med stöd från kommun­ledningsförvaltningen. Analysen ­presenterades på kommunstyrelsen i november och familjenämnden fick bland annat i uppdrag att tillsammans med kommunstyrelsens kultur-, tillväxt- och fritidsutskott återkomma till kommunstyrelsen i maj 2018 med en analys och förslag på strukturella åtgärder.

I delårsrapport 1 angav kommunstyrelsen, familjenämnden och samhällsbyggnadsnämnden förväntade underskott i prognosen. Nämnderna och kommunstyrelsens utskott för kultur, tillväxt och fritid fick i uppdrag att vidta åtgärder för att nå ekonomisk balans. Uppdraget skulle åter­rapporteras i samband med delårsrapport 2 tillsammans med konsekvensanalyser.

I samband med att kommunstyrelsen behandlade utfallsprognosen från den 30 juni återkom beslutet från delårsrapporten med tillägget att kommunstyrelsen ser med oro på att den negativa ekonomiska utvecklingen i skolan fortsätter.

Nämnderna presenterade planerade och vidtagna åtgärder i delårsrapport 2. Kommunfullmäktige ansåg att konsekvensanalyserna behövde kompletteras, vilket nämnderna fick i uppdrag att göra.

Från att vård- och omsorgsnämnden tidigare angett ett mindre positivt resultat i prognosen, förändrades det till ett mindre underskott i delårsrapport 2. Därmed fick nämnden i uppdrag att vidta åtgärder för att nå ekonomisk balans och att i samband med uppföljningen i oktober rapportera vilka åtgärder som vidtagits och redovisa en konsekvensanalys.

Med undantag av kommunstyrelsens utskott för kultur, tillväxt och fritid återkom nämnderna med konsekvensanalyser som delgavs kommunstyrelsen i november. Istället hade kommunstyrelsen avsatt en halvdag för att diskutera de strukturella problemen med anläggningarna som är utskottets huvudproblem.

I samband med oktober månads uppföljning beslutades att representanter för familjenämnden inför kommunstyrelsen skulle redovisa hur de avsåg att åtgärda underskotten i verksamheten. Det gjordes i slutet av november.

Övriga uppdrag

Nämnderna fick i samband med delårsrapport 2 år 2016 i uppdrag att se över målstyrningen. Avrapportering skulle ske till kommunstyrelsen i januari. Alla nämnder utom familjenämnden rapporterade då.

Tekniska nämnden har i flera år redovisat stora avvikelser när det gäller investeringsprojekten, på grund av att projekten blivit försenade. I samband med att delårsrapport 1 år 2016 behandlades, beslutades att nämnden skulle göra en översyn av planering och följa upp invest­eringarna. Redovisningen skulle ha presenterats senast i samband med uppföljningen i oktober 2016. Eftersom nämnden inte slutförde arbetet, klargjorde kommunstyrelsen att arbetet skulle vara klart innan nämnden äskar investerings­medel för 2017. Arbetet är ännu inte slutfört.

Återrapportering av uppdrag i budget 2017

I budget 2017 lämnades följande uppdrag:

• Verksamheterna ska utforma arbets­processer, där barn och ungdomar ska vara delaktiga i beslut som rör dem. Arbetet samordnas via utsedda barnrättsstrateger. Barnperspektivet stärktes genom att barn och ungdomar i ökad utsträckning var delaktiga. Som exempel kan nämnas att de var delaktiga i arbetet med aktivitets­parken och översiktsplanen.
• Tekniska nämnden ansvarar tillsammans med kultur-, tillväxt- och fritidsutskottet för att utreda en eventuell aktivitetspark med placering, användning, ekonomi etc. Utredningen ska redovisas för kommunstyrelsen. Tekniska nämnden redovisade resultatet av utredningen i september.
• En kommunikationsstrategi som innebär tydligare och färre kommunikationskanaler mellan kommunen och medborgarna ska utformas. Arbetet har bedrivits inom ramen för kommunikationsprojektet och nästa steg blir att ta fram en kommunikationsstrategi.
• Kommunstyrelsen ska samordna arbetet med webbplatsen. Samtliga verksamheter ska bidra till utvecklingen genom kontinuerliga upp­dateringar. Designen ska vara standardiserad och information ska erbjudas på flera språk. En ny webbplats upphandlades och en översyn och uppdatering av informationen gjordes.

Intern kontroll

Kommunstyrelsen ansvarar för att samordna den interna kontrollen inom hela kommunen, vilket står i reglementet för intern kontroll. Alla nämnder ska varje år lämna in en uppföljningsrapport och en plan för intern kontroll. Varje nämnd gör en sammanfattad bedömning av arbetet med den interna kontrollen.

Nämndernas sammanfattande bedömning av interna kontrollen

Sammanfattningsvis kan sägas att granskande rutiner generellt följs. Trots det förekommer avvikelser och/eller möjligheter till förbättringar på alla områden, därför har åtgärder vidtagits eller planeras.

Kommunstyrelsen bedömer att den interna kontrollen i kommunen totalt var tillfreds­ställande 2017. Där fel och brister upptäckts finns förslag på åtgärder.

Organisation

Förutom i nämnder, bolag och förbund bedrivs verksamhet i uppdragsföretag. Uppdragsföretag definieras som juridiska personer där kommunen äger en mindre del (samägda) eller där verksamheten bedrivs på entreprenad av större omfattning. Enda samägda uppdragsföretaget som bedriver en kommunal angelägenhet är Sysav, Sydskånes avfallsaktiebolag. Bolaget hanterar och behandlar hushållsavfall. Ägarandelen uppgår till 1,42 procent. Under 2016 tog Sysav emot förorenade massor från kvarteret Viljan vilket gör att kostnaden var högre det året. 8,1 mnkr mot 5,1 mnkr i år.

Kommunen köpte 2017 verksamhet som direkt berör kommuninvånarna för nästan 265 mnkr jämfört med 254 mnkr 2016. Det mot­svarar 21,6 procent respektive 21,5 procent av kommunens totala kostnader. Motsvarande siffra för samtliga kommuner var 2016 18 procent. I jämförelse, gällande andel köpt verksamhet i förhållande till kostnad, med riket ligger Sjöbo högre i andel för den pedagogiska verksam­heterna och lägre inom vård och omsorg. Nedan visas andel köpt verksamhet i förhållande till total kostnad på ett urval av kommunens verksamheter. Inom hemtjänsten finns valfrihets­systemet enligt LOV. Men det är få brukare som anlitar någon annan än kommunen.

Köpt verksamhet

Några noteringar; räddningstjänst köps i sin helhet av det delägda förbundet SÖRF. Inom gymnasie­skolan är det vanligare än i grund­skolan att eleverna väljer skola hos annan ­ut­förare. En anledning är att merparten av ­gymnasieprogram inte finns i den egna gymnasieskolan.